転職活動でまず、最初に悩むのって書類選考ですよね。書類選考をあっさり通り抜ける人もいれば、苦戦して不合格の続く人もいます。
実はこの違いは、文章に読み手への配慮がなされているかどうかなんです。
今回は書類選考で犯してしまう間違いと採用担当者に好まれる書類の書き方などを採用担当からの目線でも調査してみたいと思います。
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採用担当者の悩み
私達応募者が悩みながら長い時間を使って書く履歴書、職務経歴書ですが、採用担当者はほとんど読んでくれません。眺める程度の時間です。時間にすると１分ほどでしょうか。
ですから、書類選考においては内容自体はそこまで重要ではないんです。もちろん、後々面接試験においては重要になってきますので手を抜かずに記入しなければなりません。
でも腹立たしいですよね、がんばって書いた書類がそんな雑に扱われるなんて。とは言え、採用活動の実態を知るとそうも言えなくなります。
まず送られてくる書類の数が多いんです。会社によって異なりますが、知り合いの会社の採用担当者は100を余裕で超えると言いってました。少人数の採用しかしない場合でもそんなにたくさん来るわけですから、とてもじゃないですがしっかり読み込んでいる時間なんてないわけです。
採用担当の人事と、応募書類の数が釣り合っていないのが実態なんですよね。企業側としても書類だけ読んでいれば良いというわけではなく、他にもたくさん仕事があります。教育・事務作業・採用活動などなど、とても”ゆっくり、じっくり”と中身を精査している時間が足りていないのが現実です。
もちろん全企業がそうではないと思いますが、私の働いていた会社や知人の会社ではそんなにじっくりと読んでいる事はなかったと思います。
では、そんな風にほとんど読んでもらえない書類選考で意識すべき点は何でしょうか。
書類選考で一番大切な事とは？
それは、「読みやすさ」です。当たり前かと思いますが、相手が短い時間で見て、読みやすいと感じる書類を書く。それが書類選考で一番重視するべき点なんです。
具体的には、以下のことです。
1.長文を書かない。句読点を適切に入れる。
文章をあまり書かない人に多いですが、読みづらい文章ってだらだらと長く書いてあるものが多いです。何が言いたいのかわからないし、読むの時間がかかるしで、非常にイライラします。早く結論を書いてほしい。
ポイントは一度に多くの内容を語らないことです。適切に句読点を入れて内容を区切っていきましょう。多くの情報を一度に与えられると脳に多大なストレスがかかります。
情報を小出しすることが読みやすい文章を作ることができます。
2.何が言いたいのかはっきりしない
あなたの身近に無駄話ばかりして、遠回しに物事を語り、何が言いたいのか全くわからないって人はいませんか？
普通の会話ではそうではなくても、いざ文章を書くとそのような性質の文章を書いてしまう人は多いです。普段文章を書くことを少ない人は特にそうですね。
大切なのははっきりと具体的なことを書いてあげることです。相手が流し読みしてもわかるように、瞬間的にイメージできるわかりやすい言葉・単語を使う。抽象的で身近でない言葉は使わない。
自分で読んでみて漠然としてるなと思った箇所はどんどん直していきましょう。特に自分の能力や実績については具体的に書くべきです。
自分について丁寧に具体的に語りましょう。
3.情報の質を上げる
とても親切な性格の人に多いことですが、情報を書きすぎるというミスをする人がいます。
自分に関するあらゆる情報を書く。
たとえば資格についてです。その仕事と全く関係ない資格を列挙する。これは非常に厄介なことなんです。
ご自身にとっては大切なことかもしれないが、相手にとっては必要のない内容、いわば無駄話なんですね。
当然読みたくないですし、眼も動かしたくありませんから、さっさと不適格として処理されてしまいます。
また、余計な内容を書くという人は、何が重要かを理解できていない、企業が何を求めているかを知らない人という印象が強い。
書類に書く内容については厳選すべきです。相手が必要だと思いそうなものだけ書きましょう。
採用担当者に優しい書類作りをしよう
結局のところ、大切なのは採用担当者が読みやすい書類を作ってあげることです。
ほんの1分程度の短い時間しか読んでもらえませんが、その短い時間を快適なものにしてあげるような優しい文章を書くのがよいでしょう。
難しい言葉を使ってかっこいい書類を作る必要はありません。大切なのは、ちょっとした気配りと優しさです。
就職活動の書類の書き方まとめ
いかがでしたでしょうか？あなたの職務経歴書や履歴書などは【見てもらいやすい】情報になっていますでしょうか。
せっかく書いたのですから、目立ちたいのは分かりますが、不必要な情報・データは逆に悪印象に繋がる恐れがあります。
ポイントとしては【相手の立場に立つ】ことが大事になってきます。これはどんな事でも言える事だとは思いますが、自分よがりは嫌われますよね？それと一緒だと思い自分ならこんなふうなら読んでみたいなどを考えて書いてみて下さい。