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メリットしかない!ポモドーロ・テクニック【使い方・やり方・方法】は、たったこれだけでOK!!

前回は【ポモドーロ・テクニックのメリット・デメリット】などを紹介しましたが、今回は【ポモドーロ・テクニックのやり方】などをご説明していきたいと思います。

 

これであなたも時間管理マスターの仲間入りです!集中力や生産性を向上させ、1日の作業を有意義に完結させちゃいましょう。

 

ポモドーロテクニックに必要な物(準備)

このテクニックを行うために必要なものが【3つ】あります。

 

メモ

  1. タイマー
  2. TO DOリスト
  3. 記録シート(ノートで可)

 

タイマーはぶっちゃけ何でも大丈夫です(笑)キッチンタイマーでもOKですし、携帯でもOKです。②③に関してもWEB管理型でも良いですし、紙でやるでも大丈夫です。

私は旧型人間なのでノートでやっています。Webの方が便利なんだろうけど、なかなかとっつきにくく昔からやっていたノートで管理しています。

 

どこでも・いつでも見れる点では、圧倒的にWeb管理型がおすすめです。

 

いざポモドーロを始める前に、5つの段階を確認

準備物がそろって、25分・5分を始めるまえに更に準備をします。案外25分・5分・・・が強調されて重要な部分が抜け落ちているんです。

 

step
1
計画を立てる

1日の始まりに、その日1日の活動内容を決めます。

 

step
2
追跡をする

当日1日中、1ポモドーロ(25分)を計測します。

 

step
3
記録をする

1日の作業終了時に、当日の作業・活動内容を記録します。

 

step
4
処理をする

これも1日の終了時に、当日のデータを集計をし、情報に変換します。

 

step
5
見える化をする

最後に、まとめた情報を整理し、分析します。さらに改善をします。

 

これを毎回行う事により、整理→分析→改善を継続的に行い、より良い状態にし続ける事が重要になってきます。最後の改善がポイントになってきますね!

 

 

準備はできましたでしょうか?では実際にポモドーロテクニックをやっていく方法を説明していきます。

 

デメリットなどはコチラでチェック☆

チェック
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ポモドーロテクニックのやり方をチェック

上記でも記載してありますが、概ね25分集中作業→5分休憩を繰り返す事の事を言います。ではそのやり方を紹介します。

 

 

ポモドーロテクニック順番

  • 当日のやる事を決める(タスク)
  • 25分タイマーをセットし、全力で集中作業をする
  • 記録をする(チェックする)
  • 5分休憩をする
  • 25分→記録→5分休憩を繰り返す
  • 4セット行ったら30分程度の休憩をする

 

ここで大事な事は5分間は完全に休憩をするのですが、私は瞑想をし、頭の中を整理し次の作業などを考えながら休みます。なので完全な休憩ではないのですが、この瞑想時間が非常に大事になると思います。

 

タバコを吸うのも良しですが、次の事を大まかで構わないので考えると上手く回っていく実感が出来ました。

 

 

では、詳しいやり方・手法をお伝えします。

 

ポモドーロテクニックの実践方法

計画を立てる

当日やるタスクを洗い出しを実施し、1日の計画をたてる。

 

メモ

  • やる事を全部書き出す
  • 優先順位を付ける
  • 25分毎の”1ポモドーロ”を仕分ける

 

まずは全部作業を書き出しを行います。それに優先順位を付け、どの位のポモドーロが必要になるのかを仕分け・見積もりを行います。

最初のうちは、この1ポモドーロの見積もり通り終わらない事がありますが、気にせず見積もっていきます。やっていくにつれ慣れてきて収まるようになってきます。

 

ポイント

  • 複数ポモドーロ(5以上位)になる場合は、分割する
  • 1ポモドーロ以下の作業は統合させ、まとめる

 

基本的には1ポモドーロ(25分)なので、20分だけやろうって事は避けて下さい20分の作業予測であれば他の作業とまとめても平気(同様の作業)と一緒にして複数ポモドーロにしましょう。

ただし、最初のうちは「この作業が何分で終わる」のか見積もりが難しいと思うので、作業をまとめたら優先順位だけでも良いので付け作業に取り組むと良いでしょう。

 

特に自営をされている方などであれば、当日何ポモドーロあるからこの位の時間を要するだろうなどの予測が立てられ無駄が省けるでしょう。またお勤めの方であれば、もっと作業が出来る、自身のプラスアルファの仕事が出来る、逆に多すぎ・・・などが分かってきます。

多すぎな場合は、部下に仕事を振ったり、上司に相談なども可能になってきます。とはいえ、上司にできませんなんて事はとてもじゃないけど言えませんけどね…(-_-;)

 

タスクを回す・実践する

計画予測を立てたら実践。25分のポモドーロに取り組み始めたら『全集中』し作業します。タイマーがなるまでひたすら業務に取り組むだけ。25分なんて短いじゃん!って思ったそこのあなた。全力で25分集中して作業をしてみて下さい。案外長いものですよ。

 

ただしここで突発的なエラーが発生すると思います。それが

【トラブル・緊急事態などの割り込み】です。これは自営でもお勤めでも発生してしまいます。

 

このような場合は、当たり前ですが【現在のポモドーロ(作業)】は中断し、割込み作業を行う事です。25分のタイマーで区切る事は出来ないと思いますので、トラブルなどの対処をしていきましょう。

 

中断がよく発生してしまう方の対処法

ポイント

  • サイトブロック(YouTubeやTWなど)
  • 嗜好品などはデスクから隠す
  • 携帯の電源OFF or マナーモード
  • 携帯を引き出しに隠す
  • 周囲に伝えておく

上記のような方法で中断が発生してしまう事を防ぐ事が出来ます。私が体感・実践して1番効果的だと思ったのは「スマホを隠す」事でした。最近はスマホ依存症の人も多く、目に入ると触ってしまいたくなる衝動が起きる事や、メールのチェック~といいつつ携帯を開いてしまう事があるので、見えない所に隠すのが1番手っ取り早く対処できるからです。

 

タイマーがなったらチェックをして活動記録をします。作業が途中でも一旦終了で、作業の横に「✖」や「〇」マークで記録チェックをします。これは何ポモドーロ行ったのかという事が分かればよいだけなので、マークは何でもよいでしょう。

私は1タスクが終了していたら「〇」を付け、終了できなかったら「✖」を付けてます。あとで見た時にこれはこの時間で終わらないんだなとかが見えてくるからです。

 

5分休憩→ポモドーロ再開

1ポモドーロのタイマーがなったら、上記にも記載していますが、中途半端な状態でも作業をやめ休憩をします。

 

ここで注意したいのが「雑務」などの他の作業も一切しない事です。しっかりと休憩をとる事により高いパフォーマンスが維持できると検証されているのです。

 

休憩参考

  • ストレッチ
  • 水分補給
  • タバコ
  • トイレ
  • 目をつむる
  • 瞑想
  • スマホゲームのスタミナ消化(笑)

 

私は「トイレ」は必ずここで行きます。25分の間にトイレに行く事がないようにする為です。緊急時のトイレもありますが、基本はこの休憩時間に対処しておきましょう。

 

4セット(4ポモドーロ)をしたら30分程度の長めの休憩

4作業&3休憩をしたら、長めの休憩をとります。この段階で約2時間の作業が完了しています。ここでも仕事・作業はせずにしっかりと休憩をとるのがポイントです。

 

ここでは短めの休憩で出来ない事をやっています。なるべくストレスが掛からない様にしています。パソコン作業だと目を酷使しているので休みましょう。

 

長めの休憩参考

  • 瞑想
  • 昼寝
  • 散歩
  • アイボンで目を洗う
  • めぐりずむなどで目を癒す

私の場合ですが、こうやって見ると目を休ませる事に多く使っている事が判明しました(笑)公式では「ストレッチや机の片づけ」などが例として挙げられています。

 

記録・改善をする

全部の作業(勤務時間)が終了したら、終わったポモドーロを記録していきます。重要なのは【ポモドーロ数】になります。今後の改善策に繋げたり、作業がどのくらい必要なのかなどの把握につながる事になります。

 

また記録したのをまとめてデータ収集をしグラフ化(見える化)を行う事により、今まで以上にタスクを回す事や無駄な事、作業進捗がわかります。

 

 

記録する事

  • 開始時刻&終了時刻
  • 作業の種類・内容
  • 1日のポモドーロ数
  • 翌日以降への改善点
  • 1日の振り返り

 

見える化する例

  • 1日のポモドーロ数
  • 週次のポモドーロ数
  • 月のポモドーロ数
  • 曜日のポモドーロ数

 

記録と分析をもって「不要な作業タスク」「最適なポモドーロ数」「休憩数」などなどが見えてきてます。また作業にどれくらい時間が掛かっているかや作業効率化を図ればよい部分など、どんどん仕事が効率よく回るようになってきます。

 

ただし、継続して行わないと分析が出来ません。また突発的なトラブルや中断などがどのくらい発生しているかなども見えてくるので、継続をして行う事がベストです。

 

ポモドーロテクニックやり方・方法のまとめ&感想

いかがでしたでしょうか。こうやって見ると自分でも出来るのでは?とお思いになりましたでしょうか?

 

実際やってみると、25分が長いこと長い事(笑)あとは携帯についつい手にしてしまう自分がいるなど分かってくる事がたくさんあります。特に継続して行い、分析をしてみると面白いんです。

この作業に時間が掛かっているなぁ…。中断はこんな理由が多いなぁ…。などいかに自分の業務が無駄な事で邪魔をされている、しているって事が分かってきたりします。

 

継続は力なりと良く聞く言葉だと思いますが、まずは皆さん挑戦してみてはどうでしょうか。そして集中力の持続化・最高のパフォーマンスを発揮して仕事を回していきましょう。

 

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